职业技术教育档案管理工作探究

　　摘要：档案管理作为职业技术中心工作的重要内容之一，可以对学校的各类信息进行整理，有利于学校的持续发展。档案管理工作内容繁琐，涉及内容广泛。随着信息技术的发展，传统档案管理方式向信息化模式转型，通过信息技术对档案信息进行处理，不仅节省了档案管理的时间，也提高了工作效率。本文针对新时期职业技术教育中心档案管理工作进行简单论述，以供读者参考。

　　关键词：职业技术教育；档案管理；创新路径；管理制度

　　目前，受建设人员、资金及制度等因素限制，我国职业技术中心档案信息化建设整体水平有待提高。同时，缺少先进的信息技术也制约了职业技术中心档案管理工作信息化的发展，而职业技术中心档案信息化发展符合社会发展的需求。因此，加强职业技术中心档案信息化建设，是档案工作者亟待解决的问题。

　　一、职业技术中心档案信息化建设的必要性

　　（一）职业技术中心档案信息化建设是必然趋势。档案信息化是把传统的纸质文档信息化处理，再将信息进行存储。随着信息技术的不断发展，传统纸质文档处理信息的方式已经不再适用，而档案信息化有着高效贮存信息且搜寻信息方便的优势。因此，职业技术中心档案信息化建设是必然趋势，档案信息整理的方向将会朝着信息化的方向发展。职业技术中心档案管理包含科研、考核及学校人才对社会做出贡献等内容。伴随着科技的进步，职业技术中心档案管理工作信息化有着非常重要的意义，档案管理信息化结合实际情况，制定完善的档案智能管理流程，从而有利于学校科研、教学及行政管理工作的发展。

　　（二）职业技术中心档案信息化建设能够提高管理效率。随着信息化脚步的快速发展，知识信息传递的方式也更加便捷。由于大部分职业技术中心存储着大量服务性的档案信息，采用传统的档案信息管理方式，职业技术中心档案对社会的作用并不明显，不利于职业技术中心档案管理工作的发展。实现职业技术中心档案信息化建设，传统的纸质档案资料便会数字化，方便管理人员进行查询，能促进职业技术中心提供更优质的服务，提高工作效率。

　　（三）职业技术中心档案信息化是档案信息管理的新路径。随着信息化时代的到来，职业技术中心档案管理的新路径就是信息化管理。我国职业技术中心档案管理面临着全新的机遇，大数据技术的运用提高了职业技术中心档案管理整合信息的能力，不仅减轻了档案管理人员的工作负担，信息化处理过的档案信息查询也更加地便捷，有效减少管理过程中产生的人工误差。

　　二、职业技术中心档案信息化建设的有效措施

　　（一）建设信息资源体系，建立有效监督制度。职业技术中心建设信息资源体系，有利于促进档案信息化建设的发展。职业技术中心对信息资源体系建设的工作可以从两个方面开展：一方面，在信息资源数据库建设过程中，职业技术中心要建设好信息资源数据库的目录，最大限度地建设成高水平的全文信息数据库。同时，职业技术中心需要对档案管理人员进行培训，从而有利于提高档案管理人员的专业素质及个人责任感。为了发挥信息资源体系建设的整体优势，档案信息化建设过程中要完善有效的监督制度。另一方面，在档案信息化对信息处理的过程中，职业技术中心要确保信息的真实性。除此之外，对于收集到的信息要进行分类贮存，信息可以按照人事、教学和行政等进行分类。对于旧管纸质档案储存的信息资源，要避免纸质档案资源信息化处理过程中出现信息遗漏的问题。例如，对于学生学籍档案信息的管理，职业技术中心不仅要有学生在校表现的档案信息，也要完善学生参加工作之后的档案信息，档案信息才不会出现遗漏。

　　（二）完善信息服务体系，扩展档案服务功能。在职业技术中心档案信息体系建设过程中，职业技术中心要完善信息服务体系。因此，职业技术中心除了设立图1所示职业技术中心档案管理机构之外，还应当在软件和硬件等多个方面提升服务水平。一方面，为了提升档案信息化建设水平，职业技术中心要合理利用校内外资金，同时在信息化建设过程中要不断地创新，从而提高信息化系统的便捷性和安全性。另一方面，职业技术中心要满足各类社会信息的需求，对档案建设信息化平台进行扩展，提供更加全面的信息化服务，实现资源共享。

　　（三）完善人才培养体系，优化人才培养方案。档案管理是职业技术中心工作的重要内容之一，由于职业技术中心规模的不断扩大，档案管理的工作也越来越重要。如今，在档案管理信息化发展的过程中，职业技术中心要加强对档案管理人员的管理工作，从而提高档案管理人员的工作效率。职业技术中心为了提高档案管理人员的职业素质，可以从三个方面完善人才培养体系：首先，信息化建设的发展离不开网络技术和计算机技术。因此，在档案信息化过程中，职业技术中心应加强档案管理人员在网络技术和计算机技术方面的培训，从而提升档案管理人员的职业技能和专业水平。与此同时，随着科学技术的进步，档案管理人员要不断地学习新知识，才能适应社会的发展。其次，职业技术中心要加强对档案管理人员的思政教育，激发档案管理人员的创新意识，提高档案管理人员的责任意识，提升服务水平和管理水平，加快档案信息化建设的发展。最后，职业技术中心管理部门应当建立有效的奖惩制度，端正档案管理人员的工作态度，促进档案信息化的发展。

　　（四）落实管理政策要求，创建管理制度体系。在档案信息化建设过程中，职业技术中心除了要遵守的法律法规，也要获取政策协调对职业技术中心技术的支持。因此，为了确保档案信息资源库的安全，有关部门要对《档案法》相关法律进行完善。同时，有关部门要制定相关的监管机制，监管人员要做好信息化建设的监管工作，从而避免信息化建设过程中信息安全的问题出现。如今，职业技术中心档案管理信息是社会发展的重要关键一环，为了保证档案管理信息化工作的开展，职业技术中心档案管理人员投入了大量的人力和物力建设档案管理信息化，进而推动档案信息化建设的工作。在档案管理建设技术方面，职业技术中心要统一建设标准，通过导入电子数据在贮存和管理等各方面实现档案管理信息化建设。职业技术中心需要创建管理制度体系，对传统的管理模式进行创新和发展，优化职业技术中心的管理体制，才能创建有效的管理制度，促进信息化建设的良性发展。与此同时，为了进一步保证档案信息化过程中信息资源的安全，职业技术中心要完善预防安全隐患的机制，从而保证档案管理信息化建设工作的顺利完成。

　　（五）逐步完成档案信息的数字化转化与数据库建设。在档案信息化建设过程中，职业技术中心主要工作内容是将传统的纸质档案信息进行数字化处理。在数字化转换工作过程中，档案管理人员要将大量的纸质档案信息进行录入和整合，保证信息的准确性。由于大量的纸质档案信息需要转换，学校为了档案信息化工作的顺利完成，需要职业技术中心档案管理人员对转换的纸质档案进行划分。职业技术中心档案管理人员对需要转换的纸质档案进行研究并划分，从而制定阶段性的工作计划。通过每个工作计划的完成，保证纸质档案信息向数字化转换的准确性。除此之外，为了进一步保证档案信息纸质化向数字化转换的准确性，档案管理人员需要对转换信息进行复核工作。

　　随着网络技术和信息技术的不断发展，传统纸质档案信息向数字化发展已成为必然趋势。为了推进档案信息化的发展进程，职业技术中心需要提高档案管理人员的责任感和专业水平，培养综合性的档案管理人才，同时要建立健全有效的管理制度，保证档案管理信息化建设过程中信息资源的安全，促进档案信管理信息化建设的发展。

　　[参考文献]

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　　[2]尹洁.大数据时代背景下的标准化档案管理新思路[J].标准化,2020(10).

　　黄伟